為了提高工作效率，佛羅里達州棕櫚灘縣最近招募了5名新員工，他們一直在黑暗中工作：Lights-Out文件處理項目有五個“機器人”在全天候的工作，幫助縣法院處理每周收到的數千份文件。這是人工智能和人類協同工作的又一個例子，也展示了企業可以如何利用人工智能來增強人工系統。

棕櫚灘縣法院的律師和其他經常提交文件的人被要求使用全天候可用的指定門戶網站以電子的方式提交文件。總之，他們每周以這種方式提交的約4萬份法院文件，每一份文件都必須被編入文檔--即，與正確的案件相關聯，標記并編入索引，以便能在法院的記錄中被找到。

這的確是一個費力的過程，棕櫚灘縣的書記兼審計長Sharon R. Bock認為實現自動化的時機已經成熟了。

Bock管理著約700名員工和7，000萬美元的預算，他一直在尋找著更有效的方式來履行法律和憲法職責。由于工資支出占據了總支出的95%，使用自動化技術來處理一些非工作時間的文件，并幫助員工在正常辦公時間做更多的工作，顯然成為了她的一個重要目標。

縮小實現自動化的領域

該項目獲得了2019年Digital Edge 50的數字創新獎。該項目是與佛羅里達州軟件開發商計算系統創新公司（CSI）合作進行的。CSI開發了一個機器學習系統，用于實現自動化對帳以及獲取相關的法院文件，該縣法院和官方記錄的首席運營官Cindy Guerra以及該項目的商業贊助商表示。“我們使用了相同的界面，所以它能夠無縫使用，”她說。

棕櫚灘縣首先確定了將參與該項目的團隊，以及該縣需要委托給該系統的文件類型。Guerra說，他們選擇處理那些“需要經常被記錄在案，并且即使出了問題也不會造成風險的文件”。

他們的目標還包括那些能夠實現最高質量OCR（光學字符識別）的文檔。“因此，我們排除了來自專業申報人或自我代理訴訟人的信息，因為這些信息往往是手寫的，OCR質量也不會那么好，”Guerra說。

這些標準將工作量縮減到了七個摘要代碼，其中三個被選為項目的開始項目：聽證通知、取證通知和撤銷通知。這些文件都不需要采取進一步的行動，也不涉及金錢，例如法院要求書記員簽發的令狀或傳票。

培訓新員工

為了訓練CSI的機器學習軟件，該縣的業務分析師與該縣最了解該縣流程和文檔的員工進行了合作，為每種類型的500至600個文檔編制索引，并從中提取和標記相關信息。

該縣在其服務器上設置了5個CSI自動記錄軟件的實例，給它們起了“人”的名字，每個都有機器人的影子，他們是：Arnold Connor，HalIsaac，RosieTober，Walley Bishop和Kitt Robbie。這些機器人處理的文件上都會有自己的電子簽名，而不是寫著“由機器人記錄”。Guerra開玩笑說：“我們不想嚇到我們的法官。”

一旦軟件接受了培訓，就該對其進行審核了。

“我們不會對所有的人類進行審核，但我們會對100%的機器進行審核，”Guerra說。“我百分之百的持懷疑態度，這就是我們100%審核的原因。”

這些文件會以同樣的方式提交給審核員，不管它們是由機器人還是人類處理的。審核發現，該機器學習系統處理的三個文檔代碼，準確率為98%或99%，遠高于人類。

“我們是第一個使用這類軟件的公司，所以我們非常擔心，不知道能否信任它。現在我們知道了，”Guerra說。“機器學習比人類更準確，因為一旦你告訴機器它犯了錯誤，它就再也不會犯同樣的錯誤了。而當我們告訴員工他們犯了錯誤時，有時他們還需要接受多次培訓才能真正的改正錯誤。”

項目上線后，Guerra接到了一個主管的電話，他在一份摘要中發現了一個錯誤。“她打電話來說，‘我找不到犯下這個錯誤的辦事員，我在我們的電話簿上找不到她，她的名字叫Walley Bishop。’好吧，我們不得不笑了！”Guerra說。“它是如此天衣無縫，看起來就像一個職員做的那樣。”

自2018年3月該系統投入使用以來，它已經接受閱讀和處理了26個摘要代碼的訓練，目前已處理了超過六分之一的電子文檔，目標是到2019年7月之前處理超過三分之一的文檔。

Guerra說，目前，這5個機器人正在做著8名員工的文檔工作，并且有能力完成19名員工的工作。為了達到這一目標，這些機器人必須接受再培訓，以處理一些不太常見或風險更大的文件。

轉向人工智能的影響

Bock表示，棕櫚灘縣員工不必擔心自己的工作。由于機器人能夠完成人類重復性最強、最容易出錯的工作，“我們已經能夠將員工重新培訓已完成需要更多的‘思考性’的工作，”她說。“我們現在提高了員工的職業水平、經驗水平和技術水平，所以我們現在把他們重新劃分到更高水平的工作上面，也擁有更高的工資。”

Bock表示，這種轉向高薪職位的做法有一個輕微的負面影響，那就是通過增加機器人而不是增加員工來提高產能所帶來的一些成本效益將受到侵蝕，但“根據我們的經驗，人工智能實際上正在讓我們的勞動力從某個特定的低工資群體，轉向了不僅擁有能夠維持生活的工資，而且能從事可轉移的、令人興奮的、發人深思的技術職業。”

她希望這種良性循環能夠繼續下去，因為員工們會抓住學習新東西的機會，并看到他們對新事物有了更深入的理解，從而能夠進行進一步的創新和創建新的應用程序。

不過，其他想要使用人工智能的人不應該期待它會有速成的成果。Bock警告說，這不是一個現成的能夠即插即用的產品。這個項目從開始到完成花了幾年時間，CSI和縣里的工作人員也一起工作了很長一段時間。“Guerra的對商業贊助商的不信任是我們成功的原因之一，”她說。“建立審計團隊意味著我們能夠發現錯誤，然后不斷地學習、教授、然后重復。”

展望未來，Guerra希望能夠處理更有風險的文件，“了解那些需要采取進一步行動的文件，以便機器可以學會做出進一步的行動，無論是給某人發電子郵件，準備令狀還是準備傳票，”她說。另一個目標是讓機器人學會為付款時提交的文件簽發收據。

與此同時，Bock也希望，目前只處理民事文件的系統可以擴展到刑事部門。

來自聯邦破產法院的訪客也來參觀了這個系統，Bock和Guerra都希望其他法院也能采用lights-out文件處理系統。“當佛羅里達州的其他縣也聯網時，我們也將從他們所做的工作中受益，”Bock說。

律師出身的Bock總結道：“這是我27年職業生涯中做過的最令人興奮的事情。”